Leveranciers – Introductie
Wat is Klantenbeheer?
In dit scherm leg je alle basisgegevens vast van een leverancier in Tradium. Deze gegevens vormen de kern van het leveranciersprofiel en worden gebruikt in bestellingen, prijsafspraken, rapportages en inkoopanalyses.
Bedrijfsgegevens
Header
Bovenaan elk leveranciersscherm vind je direct de belangrijkste gegevens van de leverancier.
Element | Omschrijving |
|---|---|
Leveranciersnaam | Duidelijke naam van de leverancier zoals bekend in Tradium |
Leveranciersnummer | Unieke interne code (tussen haakjes) |
Vestigingsadres van de leverancier. Door hierop te klikken verschijnt een dialoogvenster | |
Postadres | Indien ingevuld, het optionele postadres |
Miniatuur | Afbeelding of logo van de leverancier (optioneel). Om te wijzigen klik op de miniatuurweergave. |
Landvlag (en evt. Europeese vlag) | Als een landcode is ingevuld verschijnt linksonder de miniatuurweergave de vlag van het land. Als het land binnen het Europees handelsgebied valt, wordt ernaast ook de Europeese vlag weergegeven. |
| Indien de leverancier van het type transporteur is, verschijnt in de linker bovenhoek een pictogram van een vrachtauto. Transporteur-leveranciers worden toegepast in diverse logistieke functies binnen Tradium, o.a. bij Routeplanning. |
Openingstijden | Indien ingevuld, worden deze rechts uitgelijnd getoond |
(Miniatuur vrachtauto)Functielinks (rechtsboven):
- Gegevens bewerken
Aanpassen van leveranciersbasisgegevens - Nieuwe leverancier invoegen Toevoegen van een nieuwe leverancier
- Een leverancier opzoeken Opzoeken van bestaande leveranciers
Extra pictogram-links:
- Miniatuurbeheer Foto’s toevoegen, wijzigen of verwijderen
- Omschrijving wijzigen Popup voor bewerken van de omschrijving, status, type, etc.
Basisgegevens boven de tabs
Deze informatie blijft altijd zichtbaar, ongeacht welk tabblad is geselecteerd.
Veld | Omschrijving |
|---|---|
Website | Klikbare link naar de website van de klant |
Direct mailen via mailto-link | |
Telefoon / Fax | Contactgegevens |
Kamer van Koophandel nummer | |
BTW-nummer van de klant (met controle-kleur bij geldig/ongeldig) Let op: Indien de leverancier in het buitenland is gevestigd, is het veld verplicht voor landen in het EU-handelsgebied. In verband met IntraStat en intracommunautaire leveringen! Dit nummer wordt dan ook gebruikt in de TRADIUM onderdelen ICL Aangifte en Intrastat Aangifte. | |
IBAN-nummer. Klik op het label "Bank" om extra bankgegevens in te vullen en de bank online te controleren via SWIFT. | |
Krediet dagen | Het aantal dagen krediet dat je deze leverancier geeft. Met name voor het verwerken van betaaladviezen is deze invoer belangrijk: een betaaladvies baseert namelijk een factuurbetaling aan de hand van deze instelling. |
Maximum krediet | Hier voer je het maximale kredietbedrag in welke aan jou door deze leverancier is verschaft. Ook dit is wederom belangrijk voor verwerking van betaaladviezen: naast de controle op ouderdom van te betalen facturen wordt bij het opstellen van een betaaladvies ook gewaakt voor overschrijding van de kredietlimiet. Bij een overschrijding van het openstaand saldo zal TRADIUM meerdere facturen ter betaling adviseren om de overschrijving ongedaan te maken, zelfs als de betalingstermijn voor deze facturen nog niet is verstreken. |
Openstaand saldo | Actueel saldo dat je aan de leverancier nog moet betalen |
Mailingcode | Een groepnummer om aan een selectie van leveranciers mailings te versturen. |
Gemarkeerd | Een markering wordt gebruikt voor mailings en specifieke leveranciersselectie. Deze markeringen zijn exclusief voor de gebruiker. |
De-activeren | Hiermee blokkeer je het gebruik van deze leverancier voor nieuwe bestellingen. Heeft deze leverancier geen transacties, dan wordt de leverancierskaart automatisch tijdens de nachtverwerking verwijderd. |
Leveranciersspecifieke velden
Er zijn enkele velden die specifiek voor leveranciers zijn en die je niet ziet bij klanten:
Veld | Beschrijving | |
LevKode InstalBase | Interne leverancierscode die wordt gebruikt als identificatie voor artikelbestanden, zie ook Artikelbeheer. Deze code mag uit maximaal 4 tekens bestaan. Als er nog geen code is ingevoerd, verschijnt er een lampje naast het invoerveld. Door hierop te klikken genereert Tradium automatisch een unieke code, gebaseerd op de bedrijfsnaam. | |
Min. bestelbedrag | Het minimale bedrag waarvoor bestellingen bij deze leverancier mogen worden geplaatst. Bij het aanmaken van besteladviezen wordt hiermee rekening gehouden en zal niet eerder een voorraadbestelling worden uitgevoerd totdat het minimum bestelbedrag wordt gehaald of overschreden. N.B.: Bij speciale bestelingen vanuit verkooporders wordt het minimum bestelbedrag genegeerd. | |
Nom. levertijd | De nominale levertijd in werkdagen. Dit wordt gebruikt voor levertijdprognoses en besteladviezen. Hier voer je de levertijd in dagen die jouw leverancier hanteert voor het afleveren van bestelde goederen. Je kunt ook per leveranciersartikel de levertijd instellen in de tabel InstalBase en onder het gelijknamige tabblad in de applicatie ArtikelBeheer. Tenslotte kan je ook de levertijd van het stamartikel in ArtikelBeheer invullen, onder de tab Voorraad. Een correct ingevulde levertijd is belangrijk voor een juist besteladvies. Ook de forecasting engine (Tradium Trendwatcher) maakt gebruik van deze levertijd om tot een juist gecalculeerd aantal voor eventuele bestellingen te komen.
|
Onderaan de basisgegevens wordt een reeks velden (1x numeriek, 6x tekst/dropdown) weergegeven. Dit zijn variabele velden die optioneel door de applicatiebeheerder kunnen worden ingericht om de basisgegevens van leveranciers uit te breiden, zoals in dit voorbeeld een klantnummer dat jij bij deze leverancier hebt. Handig voor communicatie of wanneer je via hun portal bestelt.
Navigatie via Tabs
Binnen Klantenbeheer is de informatie en functionaliteit per klant verdeeld over meerdere tabs. Elk tabblad behandelt een specifiek onderdeel van de klantadministratie. Alle tabs worden afzonderlijk uitgelegd in de handleiding.
Tab | Omschrijving |
|---|---|
Beheer van contactpersonen, vestigingen of filialen gekoppeld aan de leverancier. | |
CRM-tab voor het registreren en opvolgen van contactmomenten, afspraken en interne acties. | |
CRM-tab voor het beheren en opvolgen van ontvangen offertes en R.F.Q.s' richting de leveranciers. | |
CRM-tab voor het invoeren, beheren en opvolgen van bestellingen. | |
Vrij in te vullen leverancierskenmerken, afhankelijk van je eigen bedrijfsvoering. | |
(custom-tab) Voor het registreren en beheren van onderhouds- of servicecontracten met de leverancier. | |
Vrije tekst notities of aanvullende opmerkingen per leverancier. | |
Beheer van standaard documenten gekoppeld aan de klant (bijv. algemene voorwaarden, contracten). | |
Overzicht van facturen en het openstaand saldo van de klant. | |
Overzicht van alle wijzigingen, transacties en mutaties m.b.t. deze klant. | |
Specifieke bestelcondities, bestelfrequenties, tijdschema's voor besteladviezen, validatie, etc.. | |
Analyse van leveranciersgedrag, omzet, marges en bestelpatronen. | |
Uitvoeren van geautomatiseerde processen of bulkacties voor deze leverancier. | |
Overzicht en lopende bestellingen | |
Grafische analyse van inkoopcijfers. | |
Diverse instellingen en parameters specifiek voor deze leverancier. |
Over custom-tabs
In de voorbeeldafbeelding is de tab Contracten zichtbaar. Dit is een zogenaamde custom-tab. Deze tabbladen zijn optioneel en worden alleen getoond als jouw Tradium-omgeving deze functionaliteit ondersteunt.
Statusbalk onderin het venster
Hier wordt de datum en tijd weergegeven van de meest recente mutatie van de basisgegevens. Uiterst rechts op de statusbalk wordt de ranking van de leverancier weergegeven. Deze is gebaseerd op de inkoop t.o.v. andere leveranciers.
Extra opmerking
De tabs Acties, Offertes en Bestellingen vormen samen de CRM-functionaliteit binnen Tradium Leveranciersbeheer. Deze tabs richten zich specifiek op het registreren en beheren van commerciële klantactiviteiten.
Opmerkingen
Leveranciersbeheer is de "single source of truth" voor leveranciersgegevens binnen Tradium.
- Mutaties in leveranciersgegevens werken door in alle andere modules.
- Contactpersonen kunnen per leveranciers worden toegevoegd en beheerd.
- Je kunt meerdere vestigingen per leveranciers beheren door contactpersonen slim in te zetten.
Tips
Gebruik 'Mailingcode' en 'Gemarkeerd' om leveranciers eenvoudig te selecteren voor mailings of marketingacties.
- Houd de 'Krediet' instellingen up-to-date om onnodige blokkades of fouten te voorkomen.
- Controleer periodiek of de BTW- en KvK-nummers nog kloppen.
TradiumTech.nl is voor de technische ondersteuning van Tradium Business Software, kijk op www.tradium.nl voor meer informatie.