Waarvoor
In Administratiebeheer richt u de administraties (bedrijven) in waarin Tradium boekt: de bedrijfsgegevens en bankrekeningen, de boekjaren, de verzamel- en speciale rekeningen van het grootboek, de laatst gebruikte nummers en alles wat per administratie geldt, zoals btw-codes, dagboeken, kostenplaatsen, betalingscondities en krediettermijnen. De consolidatie geldt voor alle administraties samen.
Dit is de tegenhanger van Financieel › Administratiebeheer in Tradium Windows, met dezelfde tabbladen. Verschillen met Windows:
- Het portaal opent elke administratie met een Dashboard: boekjaar, laatst gebruikte nummers, recente wijzigingen, de stand van de inrichting en de lijst van alle administraties om naar een andere te gaan.
- Een rekening die niet in het grootboek van de administratie staat, meldt het portaal meteen bij het veld.
- Bij de jaargangen mag "van" niet na "t/m" liggen.
- Het rekenvoorbeeld bij Krediettermijnen rekent met de getoonde administratie (in Windows altijd met de huidige).
- Een nieuwe administratie kan de inrichting van een te kiezen administratie overnemen, in één keer.
Openen
Kies in het hoofdmenu Financieel › Administratiebeheer. U ziet de startpagina met een zoekveld, Recent bekeken en de knop Bekijk alle administraties. Klik op een administratie om hem te openen. Vanuit een geopende administratie gaat u naar een andere met het zoekveld Andere administratie (Ctrl + K) of via het blok Administraties op het dashboard.
Het scherm
Bovenaan staat de kaart van de administratie: nummer en naam, het label Huidige administratie als het de administratie is waarin u nu werkt, het adres, het btw- en KvK-nummer en wanneer de gegevens het laatst zijn gewijzigd. Rechts staan de knoppen Gegevens bewerken, Nieuwe administratie en Aanmelden bij Peppol. Daaronder staan de kerncijfers (huidig boekjaar, aantal grootboekrekeningen, btw-codes en dagboeken, gebruikers) en de tabbladen.
Tabbladen
| Tabblad | Omschrijving |
|---|
| Dashboard | Het overzicht van een administratie: boekjaar, laatst gebruikte nummers, recente wijzigingen, inrichting en alle administraties. |
| Algemene gegevens | De bedrijfsgegevens van de administratie: naam, adres, contact, KvK, btw, Peppol en de twee bankrekeningen met incassocontract. |
| Jaargangen | Het vorige, huidige en volgende boekjaar van de administratie. |
| Subadministraties | De verzamelrekeningen van de subadministraties debiteuren, crediteuren, projecten en rayonmanagers, en de kruispostenrekening. |
| BTW koppelingen | De btw-codes van de administratie met de grootboekrekening, de omschrijving en het tarief. |
| Speciaal | De speciale grootboekrekeningen (kredietbeperking, betalingskorting, verschillen, arbeid, materiaal, afsluiting, btw) en het VRD-dagboek. |
| Parameters | De laatst gebruikte nummers van facturen, inkoopboekingen, orders, werkorders, offertes, projecten, paklijsten en ritten. |
| Kostenplaatsen | De kostenplaatsen van de administratie, waaraan boekingen in het grootboek kunnen worden toegewezen. |
| Kostendragers | De kostendragers van de administratie, waaraan boekingen in het grootboek kunnen worden toegewezen. |
| Dagboekcodes | De dagboeken van de administratie (bank, kas, memoriaal, inkoop, verkoop) met hun grootboekrekening. |
| Gebruikers | Welke gebruikers met deze administratie mogen werken. |
| Betalingscondities | De betalingscondities: aanbetaling en extra dagen bovenop de betaaltermijn. |
| Krediettermijnen | De reeksen kredietvoorwaarden: per betaaltermijn wanneer een factuur achterstallig is, wanneer leveringen worden geblokkeerd en wanneer de incasso volgt. |
| Consolidatie | Eliminatie-sets en handmatige consolidatieboekingen voor de geconsolideerde cijfers van alle administraties. |
Werkwijzen
Een nieuwe administratie maken
- Klik op Nieuwe administratie.
- Controleer het voorgestelde nummer (het hoogste nummer + 1; hooguit 32767).
- Kies of u het rekeningschema en de parameters wilt overnemen, en van welke administratie (standaard de huidige). Overgenomen worden de grootboekrekeningen, subrekeningen en boekjaren, btw-codes, dagboeken, DuPont-indeling, kostenplaatsen en -dragers, krediettermijnreeksen, valutadata, betalingscondities, kortingscondities en rayons.
- Klik op Invoegen. De nieuwe administratie heet <NIEUW> en opent.
- Vul op het tabblad Algemene gegevens de bedrijfsgegevens in en bij Jaargangen de boekjaren.
Aanmelden bij Peppol
- Controleer eerst op Algemene gegevens de naam, het adres, het KvK- en het btw-nummer: die worden voor de aanmelding gebruikt.
- Klik op Aanmelden bij Peppol en bevestig met Aanmelden. Na de aanmelding staat de Peppol-ID bij Contact en registratie.
Is de administratie al aangemeld, dan vraagt dezelfde knop of de koppeling verwijderd moet worden (lokaal ontkoppelen). Daarna kan deze administratie niet meer via Peppol verzenden.
Let op: aanmelden bij Peppol maakt een echt account aan bij de Peppol provider. Doe dit alleen voor een administratie die e-facturen gaat versturen.
Rechten
U hebt de applicatie-machtiging Administratiebeheer nodig, zoals in Windows. Administratiebeheer kent geen tabbladrechten: wat u mag wijzigen, volgt uw SQL-rechten op de tabellen (Prm_GrootBoek, Prm_BTW, KostenPlaatsen, KostenDragers, Prm_Dagboek, Prm_BetalingsCondities, KredietTermHeaders en -Specs, Consolidatie*). Gebruikers, betalingscondities en krediettermijnen wijzigen vraagt daarnaast het recht Administratiebeheer in de database; de consolidatie wijzigen alleen een Financial Manager. Wie iets wijzigde, legt Tradium vast met uw eigen gebruikersnaam.
Zie ook
In Tradium Windows: Financieel › Administratiebeheer · Bijgewerkt: release 3.1.0236