Waarvoor
Met de Archief browser zoekt u in alle documenten die Tradium heeft gearchiveerd: verkoop- en inkoopfacturen, orders en offertes, paklijsten, bevestigingen, leveranciersbonnen, project-, werkorder-, artikel- en productiedocumenten en de documenten en e-mails in de logboeken van klanten, leveranciers en werknemers. U ziet het document meteen rechts, zonder het te downloaden. Het is de tegenhanger van Extra › Archief Browser in Tradium Windows, met dezelfde overzichten, zoekregels en filters.
U kunt op twee manieren zoeken:
- Klassiek: met trefwoorden en de bekende Tradium-zoekregels (zie Zoektips hieronder).
- Slim (met het IQ-teken): u typt een gewone zin, bijvoorbeeld de factuur van Essent over oktober vorig jaar. Tradium IQ zet uw vraag om in de filters en het archief zoekt daarna zoals altijd. U ziet precies hoe uw vraag is begrepen.
Openen
Kies in het hoofdmenu Tools › Documenten › Archief browser, of ga naar /archief.
Het scherm
- Kopregel: het zoekveld, de keuze Klassiek | Slim, Zoek (bij Slim: Vraag), Indeling (lijst en document naast of onder elkaar) en het menu ⋯ (lijst exporteren naar CSV, lijst afdrukken, zoektips).
- Filterregel: Zoeken in (welke overzichten, per groep Klanten, Leveranciers en Overig), Laatste wijziging (alles, afgelopen week, maand of jaar, of een eigen periode), Bestandstypen (Word/RTF, PDF, TIFF, gelogde e-mail, gelogde chat, overige bestanden) en Afhandeling (alleen voor logboeken: alles, alleen niet afgehandeld of afgehandeld door een gebruiker). Een filter dat afwijkt van de standaard krijgt de accentkleur. Uw filters worden per browser onthouden.
- Lijst: jaartabbladen met het aantal per jaar, daaronder per overzicht een knop met het aantal (klik om alleen dat overzicht te tonen). Klik op een kolomkop om te sorteren. De relatie is een link naar de klant, leverancier, het artikel, project of de bestelling; met de knop ↗ opent u de order, paklijst of factuur in Orderbeheer.
- Document: rechts (of onder) ziet u het gekozen document. PDF's, scans (TIFF) en RTF-documenten worden als PDF getoond. Met Vergroten opent u het in het brede zijpaneel; dubbelklikken op een regel doet hetzelfde. Gelogde e-mails openen in Tradium Mail.
- Statusbalk: het aantal gevonden documenten, de zoektijd en de aantallen per overzicht.
Met de pijltjes omhoog en omlaag loopt u door de lijst; Enter opent het document groot.
Slim zoeken
Kies Slim en typ uw vraag. Na een paar seconden verschijnt boven de lijst de paarse strook Zo heb ik je vraag begrepen, met de onderdelen die Tradium IQ uit uw zin heeft gehaald: Relatie, Periode, Soort (bijvoorbeeld facturen of offertes), Afhandeling, Trefwoord en Nummer. Daarachter staat waarop ook gezocht is (bijvoorbeeld faktuur en invoice bij factuur).
- Klik een onderdeel weg om het los te laten; de lijst past zich direct aan, zonder nieuwe vraag aan Tradium IQ. Klik nog eens om het terug te zetten.
- Past de naam bij meer relaties, dan staan ze alle aan; klik de relaties weg die u niet bedoelt.
- Vindt de app niets in de gevraagde periode, dan laat hij de periode los en zegt dat in een gele melding.
- De resultaten staan op relevantie (de puntjes): hoe meer onderdelen een document raakt, hoe hoger. In de kolom Gevonden op ziet u welke trefwoorden het document bevat.
Tradium IQ leest bij Slim zoeken alleen uw vraag, nooit de documenten zelf. Slim zoeken is er alleen als uw site een TradiumServices-licentie heeft; het gebruik telt mee in de maandelijkse afrekening van Tradium IQ.
Vraag aan dit document
Bij een PDF, scan of RTF-document staat boven het document de knop Vraag aan dit document (met het IQ-teken). U stelt een vraag over dat ene document, bijvoorbeeld wat is het totaalbedrag inclusief btw en wanneer moet het betaald zijn?. Tradium IQ leest het document en antwoordt eronder; u kunt doorvragen. Het antwoord komt alleen uit dit document; staat het er niet in, dan zegt Tradium IQ dat.
Zoektips
| Zoektekst | Betekenis |
|---|
| woord1 woord2 | minstens één van de woorden |
| =woord1 woord2 | alle woorden moeten voorkomen (ook: het vinkje Zoek op alle woorden) |
| ~woord | ook Nederlandse spellingsvarianten (ij/y, ou/au, dt …) |
| !woord | strikt: het woord begint op een woordgrens |
| +woord / -woord | dit woord moet / mag niet voorkomen |
| "twee woorden" | precies deze woordgroep |
| ? / # | één letter of cijfer / één teken dat geen letter is |
Er wordt gezocht in de trefwoorden van het document (de woorden die bij het archiveren uit de tekst zijn gehaald) en per overzicht in de belangrijkste velden, zoals het nummer, de referentie, het adres en de opmerking.
Rechten
De Archief browser is er voor interne gebruikers met het recht Archief Browser (zoals in Tradium Windows). U ziet alleen de overzichten waarvoor u in Tradium leesrechten hebt. De app wijzigt niets in het archief.
Goed om te weten
- Per overzicht toont de app hoogstens 500 documenten (de nieuwste); staat er in de statusbalk Meer dan 500 treffers, verfijn dan de zoekopdracht of de periode.
- Openen met (een macro op het document) en Start applicatie uit Windows zijn er niet; gebruik daarvoor Tradium Windows.
- Word- en Excel-bestanden worden als PDF getoond (Excel met een bladwijzer per werkblad); andere bestanden kunt u downloaden.
Zie ook
In Tradium Windows: Extra › Archief Browser · Bijgewerkt: release 3.1.0098