Het afletteren is het hart van de CAMT.053 Review-applicatie. Hier vertaalt u een bankmutatie naar één of meerdere boekingsregels die samen het transactiebedrag tegenboeken. Voor elke transactie geldt een eenvoudige sluitregel: de som van de boekingsregels moet exact gelijk zijn aan het bedrag van de bankmutatie, met inachtneming van het juiste teken. Pas wanneer dat klopt krijgt de transactie een vinkje en is hij klaar voor verwerking.
In de werkruimte Toevoegen aan boekingsspecificatie bouwt u nieuwe boekingsregels op. Nadat u de rekening heeft opgezocht (zie Zoeken naar rekeningen) ziet u in de factuurlijst de openstaande posten van de gekozen relatie. U kruist één of meerdere facturen aan, controleert het voorgestelde bedrag en omschrijving, en klikt op Toevoegen. De regel verschijnt direct in het paneel Boekingsspecificatie rechtsboven.
Een transactie kan bestaan uit één regel (één factuur betaald), uit meerdere factuurregels (één betaling die meerdere facturen tegelijk afhandelt) of uit een combinatie van factuurregels en correctieregels (wanneer er een betalingsverschil zit op een factuur).
Standaard stelt TRADIUM het bedrag van de boekingsregel gelijk aan het openstaande restant van de gekozen factuur. In de meeste gevallen kunt u dat zo laten staan. Wilt u afwijken, bijvoorbeeld omdat een klant slechts een deel van een factuur heeft betaald, dan typt u in het bedragveld het werkelijk betaalde bedrag in. TRADIUM hanteert dan dat bedrag voor de boekingsregel en houdt de rest van de factuur als openstaande post in administratie.
Selecteert u een bestaande regel in de boekingsspecificatie en klikt u op Wissen, dan wordt die regel uit de specificatie verwijderd. Het kan zinvol zijn om regels te wissen wanneer TRADIUM bij de automatische matching een verkeerde factuur heeft voorgesteld, of wanneer u handmatig een verkeerde regel heeft toegevoegd. Wissen is altijd veilig: het wijzigt alleen de boekingsspecificatie, niet de onderliggende factuur of het bankafschrift.
Komt het totaal van uw boekingsregels niet exact uit op het transactiebedrag, dan ziet u onderin het paneel een rood gemarkeerd Restant-bedrag. Dit is het openstaande verschil dat nog moet worden opgelost voordat de transactie als klaar kan worden afgevinkt.
Door het vinkje Toon verschiloplossingen aan te zetten, verschijnen drie aanvullende knoppen waarmee u het restant op verschillende manieren kunt afhandelen:
Welke knop u kiest hangt af van de aard van het verschil. De verschilboeking is bedoeld voor onbedoelde afwijkingen, de post-boeking voor verschillen waarvan u de oorzaak later wilt achterhalen, en de aanbetaling voor situaties waarin de klant of leverancier bewust een deelbedrag betaalt of ontvangt.
Heeft u zich op een transactie vergaloppeerd of wilt u terug naar de oorspronkelijke automatische match-suggesties, dan biedt de knop Reset transactie onderin het venster uitkomst. Deze knop gooit alle door u handmatig toegevoegde boekingsregels voor de actieve transactie weg, en laat TRADIUM opnieuw de automatische matching uitvoeren voor die ene transactie. Andere transacties in de batch blijven daarbij onaangetast.
Een transactie is afgelopen wanneer aan twee voorwaarden is voldaan: er bestaat ten minste één boekingsregel, en de som van alle boekingsregels is precies gelijk aan het transactiebedrag (met het juiste teken: positief voor bijschrijvingen, negatief voor afschrijvingen). Op dat moment wijzigt het statussymbool in de transactielijst spontaan naar een vinkje, en wordt de status-samenvatting onderin het venster bijgewerkt. Zijn alle transacties in de batch klaar, dan wordt de knop Verwerken beschikbaar.