Bij elektronisch bankieren leveren banken hun afschriften steeds vaker aan in het CAMT.053-formaat. Dit is de Europese opvolger van het oudere MT940-formaat en wordt voorgeschreven door de SEPA-richtlijnen. Een CAMT.053-bestand bevat één of meerdere bankafschriften in een gestandaardiseerde XML-opmaak. Elk afschrift bestaat uit een lijst van transacties, met per transactie alle bijhorende gegevens zoals datum, bedrag, tegenpartij, IBAN-rekeningnummer en de meegestuurde mededelingen. TRADIUM kan een CAMT.053-bestand inlezen, de transacties automatisch zoveel mogelijk koppelen aan openstaande facturen, betaaladviezen en bankreferenties, en het geheel uiteindelijk als concept-journaalpost in het Mutatiekladblok plaatsen. De *CAMT.053 Review* applicatie is de stap daartussen: het is het venster waarin de gebruiker controleert of de automatische toewijzingen kloppen en handmatig oplost wat de software niet zelfstandig heeft kunnen koppelen. Het venster wordt automatisch geopend wanneer u een CAMT.053-bestand inleest via het bankjournaal. Wanneer u een bestaande, nog niet doorgeboekte batch wilt openen of verder afhandelen, kunt u dat ook doen via de batch-link in de statusbalk onderin het hoofdvenster van TRADIUM. Per CAMT.053-bestand wordt één batch aangemaakt en deze batches zijn volledig onafhankelijk van elkaar. U kunt dus meerdere bankafschriften gelijktijdig in behandeling hebben, eventueel verdeeld over verschillende medewerkers.

Schermindeling

et venster is verdeeld in een aantal duidelijk afgebakende panelen, elk met een eigen functie:

In het bovenste paneel Transacties in deze batch ziet u de complete lijst van transacties uit het ingelezen bestand. Voor elke transactie wordt direct zichtbaar of deze al volledig is afgehandeld, gedeeltelijk is afgehandeld of nog open staat. U selecteert hier de transactie waaraan u wilt werken.

Linksonder vindt u het paneel Mutatiegegevens. Hierin worden alle vastgelegde details van de geselecteerde transactie getoond: datum, bedrag, tegenpartij, tegenrekening en de meegestuurde mededelingen. Ook ziet u hier de tekstscan-knop die helpt bij het terugvinden van factuurnummers in de meegestuurde tekst.

Rechtsonder staat de Boekingsspecificatie. Dit is de feitelijke uitwerking van de transactie in journaalregels: één of meerdere regels per transactie, waarbij elke regel verwijst naar een grootboekrekening, klant of leverancier en bij voorkeur een specifiek factuurnummer. De som van de regels moet exact het transactiebedrag tegenboeken.

Onder deze twee panelen bevindt zich de werkruimte Toevoegen aan boekingsspecificatie. Hierin bouwt u handmatig nieuwe boekingsregels op door te kiezen tussen Grootboek, Klant of Leverancier en vervolgens een rekening op te zoeken. Hier bevindt zich ook de optie om eventuele verschillen op te lossen via een verschilboeking, een afboeking op factuur 999999 of een aanbetaling.

Onderaan in de statusbalk leest u in één oogopslag hoeveel transacties al klaar zijn, hoeveel er nog als concept in bewerking zijn en hoeveel er nog onbehandeld zijn. Hier vindt u ook de knoppen Reset transactie, Verwerken en Sluit.

Scheiding van taken

De CAMT.053 Review-applicatie is ontworpen met Segregation of Duties in gedachten. Het inlezen van een bestand, het reviewen van de transacties en het uiteindelijk doorboeken naar het grootboek kunnen door drie verschillende personen worden uitgevoerd. Dat is gunstig voor de interne controle: een medewerker die de matching uitvoert kan niet zelfstandig boeken naar het grootboek, en de Financial Manager die doorboekt heeft een ander paar ogen op de uiteindelijke journaalpost. Hoe dit precies werkt leest u in de werkstroom.

Verdiepende onderwerpen

Werkstroom — overzicht van het complete proces van bankafschrift tot doorgeboekte journaalpost

Transactielijst — werken met het bovenste paneel en de status-symbolen

Mutatiegegevens — detailgegevens en de tekstscan-functie

Zoeken — opzoeken van grootboekrekeningen, klanten en leveranciers

Afletteren — handmatig oplossen van transacties, verschillen en aanbetalingen

Doorboeken — controleren en verwerken van de journaalpost