Wanneer TRADIUM een transactie niet zelfstandig heeft kunnen koppelen, of wanneer u handmatig wilt aanvullen of corrigeren, gebruikt u de werkruimte Toevoegen aan boekingsspecificatie. Het startpunt daarbij is altijd het kiezen van het type rekening en het opzoeken van de juiste tegenboeking.
In de werkruimte kunt u kiezen tussen drie soorten rekeningen:
Bij debet-transacties (afschrijvingen) zal in de meeste gevallen de leverancier het vanzelfsprekende type zijn, en bij credit-transacties (bijschrijvingen) de klant. Voor uitzonderingen, zoals terugbetalingen of correcties, kan dat omgekeerd zijn.
Naast de keuzeopties staat een zoekveld waarin u een fragment kunt intypen van bijvoorbeeld de naam, het rekeningnummer, de plaats of het BTW-nummer. Terwijl u typt verschijnt onder het zoekveld een lijst met alle records die aan de zoektekst voldoen. TRADIUM zoekt op meerdere kenmerken tegelijk, dus u kunt zowel zoeken op klantcode als op gedeeltes van de bedrijfsnaam.
In een omgeving met meerdere administraties toont de zoeklijst per resultaat de administratie waarin de klant of leverancier is geregistreerd. De resultaten staan in de lijst genoteerd als Administratie\Code, bijvoorbeeld 1\883044 voor klant 883044 in administratie 1. Een en dezelfde rechtspersoon kan in meerdere administraties zijn aangelegd; u kiest in de zoeklijst de administratie waar de bijbehorende factuur openstaat.
Wanneer u op een resultaat dubbelklikt, of het selecteert en op Enter drukt, neemt TRADIUM dat resultaat over in de werkruimte. De code en bedrijfsnaam worden ingevuld in de juiste velden en, in het geval van een klant of leverancier, wordt onmiddellijk de lijst van openstaande facturen van die relatie geladen. U kunt dan een factuur kiezen en de transactie aan die factuur koppelen.
Vanuit dit punt bouwt u de boekingsregel verder op. In de meeste gevallen kiest u één openstaande factuur uit de lijst en kruist deze aan. TRADIUM neemt dan automatisch het restant van die factuur als bedrag over. Bij meerdere facturen kunt u er meerdere aankruisen, of de tekstscan-knop gebruiken om de selectie te baseren op factuurnummers in de mededelingen. Hoe u de uiteindelijke boekingsregel afmaakt en eventuele verschillen oplost leest u in Afletteren.