1. CAMT.053 ontvangen

Een CAMT.053-bestand ontvangt u vanuit het telebanking-systeem van uw bank, ofwel handmatig gedownload, ofwel automatisch via een bank-API. Het bestand is een XML-document dat alle bankafschriften over een gekozen periode bevat. Eén bestand kan dus meerdere afschriften van verschillende dagen omvatten.

2. Importeren

Het bestand wordt in TRADIUM ingelezen via het bankjournaal. De software valideert het bestand, leest alle afschriften en transacties in en plaatst deze in een nieuwe batch. Een batch is een logische eenheid die overeenkomt met één geïmporteerd CAMT-bestand. Bij het importeren wordt direct gecontroleerd of de begin- en eindsaldi van de bankafschriften kloppen met de tussenliggende mutaties. Wijkt het saldo af, dan wordt de batch geblokkeerd en moet de bron eerst worden gecorrigeerd.

3. Automatische matching

Direct na het inlezen probeert TRADIUM zoveel mogelijk transacties zelfstandig te koppelen aan openstaande posten. Dit gebeurt in een aantal opeenvolgende routes:

• Op basis van het Structured Creditor Reference (een gestandaardiseerd betaalkenmerk dat door de klant is meegestuurd).
• Op basis van een eerder door TRADIUM aangemaakte betaalopdracht via het *Payment Identification*.
• Op basis van de bankreferentie die door de bank zelf is toegekend bij de uitgaande betaling.
• Op basis van de IBAN van de tegenpartij, gecombineerd met factuurnummers die in de meegestuurde mededelingen voorkomen.

Wanneer de software de gehele transactie zelfstandig kan oplossen krijgt deze de status klaar. Soms herkent TRADIUM wel de tegenpartij maar niet exact welke facturen worden voldaan; in dat geval krijgt de transactie de status concept. Wanneer er geen enkele aanknoping is, blijft de transactie onbehandeld en moet de gebruiker handmatig bijspringen.

4. Review en afletteren

In het reviewvenster gaat de gebruiker de transacties één voor één na. De automatisch gevonden voorstellen worden gecontroleerd, en waar nodig aangevuld of aangepast. Voor transacties die nog onbehandeld zijn wordt handmatig opgezocht om welke klant of leverancier het gaat, welke factuur of facturen worden voldaan, en zo nodig hoe een eventueel verschil moet worden geboekt. Pas wanneer alle transacties in de batch zijn afgehandeld en de status klaar hebben, wordt de knop Verwerken beschikbaar.

5. Doorboeken

In de laatste stap wordt de batch als concept-journaalpost weggeschreven in het Mutatiekladblok. Daar verschijnt de journaalpost als een herkenbare sessie van waaruit een Financial Manager de regels nog eenmaal kan controleren voordat ze definitief naar het grootboek worden geboekt. Deze laatste handeling vindt buiten de CAMT.053 Review-applicatie plaats, in het reguliere journaalpost-onderhoud van TRADIUM.

Rollen en scheiding van taken

De vijf stappen kunnen technisch door één persoon worden uitgevoerd, maar de werkstroom is bewust zo opgezet dat ze ook over verschillende medewerkers kunnen worden verdeeld:

• Het importeren van het CAMT-bestand kan door een administratief medewerker worden gedaan. Vanaf dat moment is de batch zichtbaar voor alle medewerkers met de juiste rechten.
• Het reviewen en afletteren kan door dezelfde of door een andere medewerker worden gedaan. Het feit dat de batch zichtbaar wordt in de statusbalk onderin het hoofdscherm maakt het eenvoudig om een batch later op te pakken of door een collega te laten afronden.
• Het doorboeken gebeurt door een Financial Manager. Deze ziet de concept-journaalpost in zijn sessieoverzicht en kan deze openen, controleren en definitief naar het grootboek boeken.

Deze gelaagdheid bevordert de interne controle binnen de financiële administratie. Een medewerker kan transacties afletteren zonder zelfstandig in het grootboek te kunnen boeken, en een Financial Manager heeft altijd een vier-ogen-controle voordat de uiteindelijke journaalpost wordt vastgelegd.

Parallelle batches

Meerdere CAMT.053-bestanden kunnen onafhankelijk van elkaar worden geïmporteerd en gereviewd. Elke batch volgt zijn eigen voortgang door bovenstaande werkstroom. Een nog niet doorgeboekte batch blijft beschikbaar in de statusbalk en kan op elk moment worden opgepakt zonder dat dit andere batches blokkeert.

verder>>

**Zie ook**

* [Transactielijst](camt053_review_transactielijst.html)

* [Doorboeken](camt053_review_doorboeken.html)